公文書の中国大使館認証の基本的な流れ

中国大使館で公文書に認証を受けるには、次の順序で進めます。

  1. 外務省で公印確認を受ける
  2. 中国大使館で認証を受ける

ただし、商業・法人登記簿謄(抄)本など、登記官が発行する公文書は、次の手順となります。

  1. 法務局で登記官押印証明を受ける
  2. 外務省で公印確認を受ける
  3. 中国大使館で認証を受ける

公文書の中国大使館認証手続

外務省公印確認が必要な理由

中国大使館で公文書を認証するには、あらかじめ、その公文書に外務省の公印確認を受けておく必要があります。これは、中国大使館の認証は外務省の印章がある文書にしか与えられず、外務省の印章を得るには外務省で公印確認を受ける必要があるためです。

外務省の公印確認とは、簡単に言うと、その公文書に押された官公署の印章(=公印)が真正であることを証明するもので、この手続を経た公文書には外務省の印章が付され、中国大使館の認証を受けられる状態となります。

外務省で公印確認を受けるには

外務省公印確認手続は、公印確認を必要とする公文書を、東京の外務省または大阪の外務省分室に持参または郵送して行います。手数料は無料です。受け取りは窓口または郵送を選択でき、窓口の場合は翌営業日に、郵送の場合はおよそ一週間に受け取れます。

中国大使館で認証を受けるには

中国大使館認証手続は、東京の中国大使館領事部、または、全国6箇所にある中国総領事館に持参して認証を申請します(郵送による認証申請は不可)。手数料は1通あたり3千円~8千円です(詳しくは中国大使館の認証手数料をご覧下さい)。受け取りは窓口または宅配を選択でき、窓口の場合は翌営業日~3営業日後、郵送の場合はおよそ一週間に受け取れます。

登記官発行の公文書の中国大使館認証手続

登記官発行の公文書には法務局の登記官押印証明も必要

外務省の公印確認は、公印がある文書に与えられます。公印とは、分かり易く言うと各官公署の長の印鑑です。例えば、横浜地方法務局であれば、その公印は「横浜地方法務局長印」となります。一般に公文書と言えば官公署で発行される文書をイメージしますが、外務省公印確認においては、公印がある文書が公文書として扱われます。

この点、商業・法人登記簿謄(抄)本など登記官が発行する公文書には、登記官印(これは公印として扱われない)が付されるため、そのままでは外務省公印確認を得ることはできません。

このような公印のない文書には、公印を追加することで、外務省公印確認ができるようになります。例えば、商業・法人登記簿謄(抄)本の場合、これに付された登記印について、法務局が真正と認めれば、法務局長印を追加できます(これが法務局の登記官押印証明です)。

登記官押印証明を受ける法務局は選べません

登記官押印証明は法務局または地方法務局の本局で受けることができますが、どの法務局(地方法務局)でも受けられるわけではありません。

ある法務局(地方法務局)が押印証明できる登記官印は、その法務局(地方法務局)に所属する登記官のものだけです。よって、登記官押印証明は、その登記官が所属する法務局(地方法務局)の本局でのみ受けることができます。

簡単に言い換えると、登記官押印証明は、その公文書が発行された県にある法務局(地方法務局)の本局でのみ受けられる、ということです。

法務局で登記官押印証明を受けるには

登記官押印証明は、その公文書が発行された県にある法務局(地方法務局)の本局に持参または郵送して行います(詳しくは登記官押印証明とその取り方をご覧下さい)。手数料は無料です。受け取りは持参の場合は約10分後に、郵送の場合はおよそ一週間に受け取れます。

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