私文書の中国大使館認証の基本的な流れ

中国大使館で私文書に認証を受けるには、次の順序で手続を進めます。

  1. 公証役場で公証人の認証を受ける
  2. 法務局で公証人押印証明を受ける(注1、注2)
  3. 外務省で公印確認を受ける(注2)
  4. 中国大使館で認証を受ける

注1; 千葉、埼玉、茨城、栃木、群馬、長野、新潟、静岡の公証役場では、あらかじめ申し出れば、公証役場で法務局の公証人押印証明も一緒に得ることができます。

注2; 東京、神奈川の公証役場では、あらかじめ申し出れば、法務局の公証人押印証明と外務省の公印確認を一緒に得ることができます。

公証役場の探し方

公証役場の所在地

公証役場は大都市には数多くあるりますが、地方都市では数少なくなります。詳しくは外部リンク全国公証役場所在地一覧をご覧下さい。どの公証役場でも認証を受けることができますが、後述するように注意が必要です。

公証役場を探す際の注意

当事務所に中国大使館認証代行をご依頼になる場合で、公証人の認証だけをお客様ご自身で行う場合は、公証役場の選択に注意が必要です。なぜなら、公証人押印押印証明はどの法務局でも得られるものではなく、認証を受けた公証役場がある県の法務局(地方法務局)本局でしか得られないからです。

例えば、山梨県の大月公証役場で認証を受け、それ以後の手続を当事務所で代行する場合を考えてみます。公証人の認証の次は、法務局にて公証人押印証明を行う必要がありますが、この場合は山梨県の法務局(地方法務局)の本局でしか行えませんので、甲府地方法務局で行うことになります。

当事務所(横浜)から甲府地方法務局へは遠いので、この場合は郵送により手続を進めることになりますが、1週間程度の時間がかかると見ておく必要があります。時間に余裕がある場合は構いませんが、そうでない場合には問題が生じます。

このような場合、どのようにするのがよいのでしょうか? 後述するように、公証役場の認証は、代理人によって行うこともできます。よって、当事務所が代理人となって、横浜の公証役場の認証を進めれば、手続に要する期間を短縮できます。

公証人の認証を受けるには

そもそも「公証人の認証」とは?

公証人の認証とは、簡単に言えば、その文書の作成者がその人であることを公証人が証明することです。文書の作成者が誰であるかは、その文書に署名(記名)で判断します。よって、公証人の前でその文書にその作成者が署名すれば、最も簡単に公証人の認証を得ることができます。これが面前認証です。

最も簡単な「面前認証」

面前認証は、何しろ公証人の面前で文書に署名するので、必要なものは本人確認書類(運転免許証など)しかありません。印鑑も、印鑑証明書も不要です。ただし、必ず文書の作成者が公証役場に出頭する必要があるため、日中仕事に従事する方には利用しにくいという難点もあります。

面前認証を受けるには、最初に公証役場に連絡し、予約を入れておきます。持参するものは、認証を受ける私文書と、本人確認書類(運転免許証、パスポートなど)です。認証を受ける私文書は、署名以外は完成している状態にしておきます。認証に必要な時間は約10分程度で、認証済み書類はその場で交付されます。公証役場に払う手数料は、使用言語や文書の内容によりますが、中国大使館で認証するような内容ですと、ほとんどの場合で5,500円です(和文の場合)。

本人の出頭が不要な「代理認証」

例えば、当事務所が代理人となって、お客様が作成した私文書に公証人の認証を受けることができます。これを代理認証です。別途、宣言書、委任状、印鑑証明書、さらに申請者が法人の場合は商業・法人登記簿謄本が必要になりますが、作成者本人が出頭する必要がない点で利用しやすい認証方法です。代理認証を当事務所へ依頼される場合は、私文書の認証に必要書類を当事務所へご郵送下さい。

法務局で公証人押印証明を受けるには

公証人押印証明を受ける法務局は選べません

公証人押印証明は法務局(地方法務局)で受けます。ただし、どの法務局(地方法務局)でも受けられるわけではなく、認証を受けた公証役場がある都道府県を管轄する法務局(地方法務局)本局でのみ受けることができます。

公証人押印証明の手続き

公証人押印証明を申請するには、証明を受ける私文書を上述の法務局(地方法務局)本局に持参または郵送します。手数料は無料です。受け取りは持参の場合は約10分後に、郵送の場合はおよそ一週間に受け取れます。

外務省で公印確認を受けるには

外務省公印確認手続は、公印確認を必要とする公文書を、東京の外務省または大阪の外務省分室に持参または郵送して行います。手数料は無料です。受け取りは窓口または郵送を選択でき、窓口の場合は翌営業日に、郵送の場合はおよそ一週間に受け取れます。

中国大使館で確認を受けるには

中国大使館認証手続は、東京の中国大使館領事部、または、全国6箇所にある中国総領事館に持参して認証を申請します(郵送による認証申請は不可)。手数料は1通あたり3千円~8千円です(詳しくは中国大使館の認証手数料をご覧下さい)。受け取りは窓口または宅配を選択でき、窓口の場合は翌営業日~3営業日後、郵送の場合はおよそ一週間に受け取れます。

中国大使館認証は行政書士みどり法務事務所
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